Zadzwoń do nas
510903547

Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2019 r.

Żródło: LEX/el. 2018

Status: aktualne

Początek 2019 r. przyniósł sporo zmian w przepisach prawa pracy. Poza zmianami, które następują corocznie, a związane są ze zmianą wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz innych wskaźników i stawek wykorzystywanych przy naliczaniu wynagrodzeń i innych świadczeń, na początku 2019 r. weszły w życie zmiany przepisów, w szczególności dotyczące:

  skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji,

  rozszerzenia kręgu osób uprawionych do tworzenia i wstępowania do związków zawodowych,

  wprowadzenia nowych zasad ustalania najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę,

  gromadzenia środków w pracowniczych planach kapitałowych.

Od nowego roku obowiązuje również nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego zawartego w przepisach art. 2981 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. – w brzmieniu nadanym przez ustawę z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Na początku opracowania omówiona została zmiana przepisów Kodeksu pracy, która została wprowadzona już 25.11.2018 r. przepisami ustawy z 5.07.2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej – dalej u.z.s.p.

 1. Zmiana przepisów od 25.11.2018 r.

Od 25.11.2018 r. weszły w życie przepisy ustawy z 5.07.2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej.

Na podstawie przepisów art. 632 § 1 k.p. z dniem śmierci pracodawcy umowy o pracę z pracownikami wygasają. Przepis odwołuje się do śmierci pracodawcy, co oznacza, że dotyczy wyłącznie pracodawców będących osobami fizycznymi bezpośrednio zatrudniających pracowników (Kodeks pracy. Komentarz, red. A. Sobczyk, Legalis 2018). Przepis art. 632 § 3 k.p. zawiera zastrzeżenie, że skutek wygaśnięcia umów o pracę nie następuje, jeżeli dojdzie do przejęcia zakładu pracy na zasadach określonych w art. 231 k.p. W obecnym stanie prawnym spadkobierca nie może kontynuować działalności przedsiębiorstwa (zakładu pracy) natychmiast po śmierci spadkodawcy. Celem wprowadzenia przepisów ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej jest zapewnienie kontynuacji wykonywania działalności gospodarczej, do czego niezbędne jest również zapewnienie możliwości trwania stosunków pracy nawiązanych przez przedsiębiorcę jako pracodawcę.

Regulacje zawarte w nowych przepisach wskazują, w jakim przypadku śmierć przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, zatrudniającego pracowników, spowoduje wygaśnięcie umów o pracę, oraz w jakim przypadku i na jakich warunkach możliwe będzie kontynuowanie umów o pracę związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. W przepisach wyróżniono sytuację, gdy zarząd sukcesyjny zostaje ustanowiony z chwilą śmierci przedsiębiorcy, i sytuację, gdy ustanowienie zarządu sukcesyjnego następuje to dopiero po śmierci przedsiębiorcy.

Zgodnie z przepisami art. 125 u.z.s.p. przepisy ustawy będą stosowane w przypadkach, gdy śmierć przedsiębiorcy nastąpiła po dniu poprzedzającym dzień wejścia w życie niniejszej ustawy.

Poniżej przedstawiono zmiany, które przepisy ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej wprowadzają do Kodeksu pracy oraz innych ustaw.

Przepisy obowiązujące do 24.11.2018 r. Przepisy obowiązujące od 25.11.2018 r.
  Ustanowienie zarządu sukcesyjnego
  Art. 31 u.z.s.p.
  W przypadku śmierci przedsiębiorcy do umów o pracę stosuje się przepis art. 632 k.p. W okresie od chwili śmierci przedsiębiorcy do wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego uprawnienia i obowiązki pracodawcy wykonuje: 1) zarządca sukcesyjny; 2) a w przypadku jego braku: – małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku, lub – spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy albo – spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy, albo zapisobierca windykacyjny, któremu zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku
  Art. 12 ust. 1–2, 9–11 u.z.s.p.
  Jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony z chwilą śmierci przedsiębiorcy, po śmierci przedsiębiorcy zarządcę sukcesyjnego może powołać: 1) małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku, lub 2) spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek, albo 3) spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek, albo zapisobierca windykacyjny, który przyjął zapis windykacyjny, jeżeli zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje mu udział w przedsiębiorstwie w spadku. Po uprawomocnieniu się postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia albo wydaniu europejskiego poświadczenia spadkowego zarządcę sukcesyjnego może powołać wyłącznie właściciel przedsiębiorstwa w spadku. Powołanie zarządcy sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy notariusz zgłasza do CEIDG niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu powołania zarządcy sukcesyjnego. Uprawnienie do powołania zarządcy sukcesyjnego wygasa z upływem dwóch miesięcy od śmierci przedsiębiorcy. Jeżeli akt zgonu przedsiębiorcy nie zawiera daty zgonu albo chwila śmierci przedsiębiorcy została oznaczona w postanowieniu stwierdzającym zgon, termin ten biegnie od znalezienia zwłok przedsiębiorcy albo uprawomocnienia się postanowienia stwierdzającego zgon. Zarządca sukcesyjny pełni funkcję od chwili dokonania wpisu do CEIDG tego zarządcy
Zmiana przepisów Kodeksu pracy – wpływ ustanowienia zarządu sukcesyjnego na trwałość stosunku pracy po śmierci pracodawcy
Art. 632 k.p. Art. 632 k.p.
Z dniem śmierci pracodawcy umowy o pracę z pracownikami wygasają, z wyjątkiem przypadku, gdy następuje przejęcie pracownika przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 231 k.p. Pracownikowi, którego umowa o pracę wygasła, przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia Z dniem śmierci pracodawcy umowy o pracę z pracownikami będą wygasać, z wyjątkiem przypadku, gdy: 1) nastąpi przejęcie pracownika przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 231 k.p.; 2) ustanowiony zostanie zarząd sukcesyjny z chwilą śmierci pracodawcy, zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. Pracownikowi, którego umowa o pracę wygasła, przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. W przypadku gdy zarząd sukcesyjny został ustanowiony z chwilą śmierci pracodawcy: – działalność gospodarcza, w związku z którą zawarto umowy o pracę, może być kontynuowana bez okresu zawieszenia, – umowy o pracę będą wygasały z dniem wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego, chyba że przed tym dniem nastąpiło przejęcie pracownika przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 231 k.p., – umowy o pracę mogą wygasnąć wcześniej na ogólnych zasadach, np. z upływem okresu, na jaki zostały zawarte, czy na skutek wypowiedzenia (art. 632 § 4 k.p.). W przypadku gdy nie ustanowiono zarządu sukcesyjnego z chwilą śmierci pracodawcy: 1) umowa o pracę wygasa upływem 30 dni od śmierci pracodawcy, lub 2) zawarte zostaje pisemne porozumienie przed upływem 30 dni od śmierci pracodawcy. Porozumienie z pracownikiem zawiera małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku lub spadkobierca ustawowy, albo spadkobierca testamentowy albo zapisobierca windykacyjny, któremu zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku, albo zarządca sukcesyjny. W porozumieniu strony ustalają, że stosunek pracy będzie kontynuowany na dotychczasowych zasadach: a) do ustanowienia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego – jeżeli porozumienie z pracownikiem zawiera osoba, o której mowa w art. 14 u.z.s.p., b) do wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego – jeżeli porozumienie z pracownikiem zawiera zarządca sukcesyjny (art. 632 § 5 k.p.). Ze zmienionych przepisów art. 632 k.p. wynika również, że: – strony porozumienia mogą uzgodnić wcześniejszy termin rozwiązania umowy o pracę (art. 632 § 6 k.p.), – umowa o pracę na czas określony rozwiązuje się z upływem czasu, na który została zawarta, jeżeli termin jej rozwiązania przypada przed upływem 30 dni od śmierci pracodawcy, chyba że strony uzgodnią wcześniejszy termin rozwiązania umowy (art. 632 § 7 k.p.), – jeżeli termin rozwiązania umowy o pracę na czas określony przypada po upływie 30 dni od śmierci pracodawcy, umowa o pracę wygasa z dniem wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, chyba że wcześniej rozwiąże się z upływem czasu, na który została zawarta, albo strony uzgodnią wcześniejszy termin rozwiązania umowy (art. 632 § 7 k.p.), – okres od śmierci pracodawcy do wygaśnięcia umowy o pracę albo dokonania uzgodnienia, że stosunek pracy będzie kontynuowany na dotychczasowych zasadach, albo rozwiązania umowy o pracę z upływem czasu, na który została zawarta, jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 632 § 8 k.p.), – w okresie od śmierci pracodawcy do wygaśnięcia umowy o pracę albo dokonania uzgodnienia, że stosunek pracy będzie kontynuowany na dotychczasowych zasadach, będzie można polecić pracownikowi wykonywanie pracy zgodnej z jego umową o pracę, określając okres wykonywania pracy przez pracownika i wymiar czasu pracy; za wykonaną pracę pracownik otrzyma wynagrodzenie zgodne z jego umową o pracę (art. 632 § 9 k.p.), – jeżeli nie ustanowiono zarządu sukcesyjnego po śmierci pracodawcy, umowy o pracę wygasają z dniem wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, chyba że strony uzgodniły wcześniejszy termin rozwiązania umowy o pracę (art. 632 § 10 k.p.), – jeżeli ustanowiono zarząd sukcesyjny po śmierci pracodawcy, umowy o pracę wygasają z dniem wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego, chyba że wcześniej nastąpiło przejęcie pracownika przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 231 k.p. (art. 632 § 11 k.p.), – w razie ponownego zatrudniania pracowników w tej samej grupie zawodowej zarządca sukcesyjny zatrudnia na poprzednich warunkach pracownika, którego umowa o pracę wygasła z powodu śmierci pracodawcy, jeżeli pracownik ten zgłosi zamiar podjęcia zatrudnienia w ciągu miesiąca od ustanowienia zarządu sukcesyjnego (art. 632 § 12 k.p.)
Zmiana przepisów ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – dalej u.s.u.s. – przedsiębiorstwo w spadku jako płatnik składek
  Art. 4 pkt 2 lit. zc u.s.u.s.
  Płatnik składek – przedsiębiorstwo w spadku – w stosunku do pracowników i zleceniobiorców przedsiębiorstwa w spadku oraz osób przebywających na urlopie wychowawczym udzielonym w ramach stosunku pracy albo pobierających zasiłek macierzyński, z wyłączeniem osób, którym zasiłek macierzyński wypłaca ZUS. Obowiązki przedsiębiorstwa w spadku wykonuje zarządca sukcesyjny, a w przypadku jego braku – osoby, o których mowa w art. 14 u.z.s.p., dokonujące czynności, o których mowa w art. 13 u.z.s.p.
Zmiana przepisów ustawy z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – dalej u.ś.p.u.s. – świadczenia przysługujące w okresie usprawiedliwionej nieobecności w pracy, o której mowa w art. 632 § 8 k.p.
Art. 12 ust. 2 u.ś.p.u.s. Art. 12 ust. 2–2a u.ś.p.u.s.
Zasiłek chorobowy nie przysługuje również za okresy niezdolności do pracy przypadającej w czasie: 1) urlopu bezpłatnego; 2) urlopu wychowawczego; 3) tymczasowego aresztowania lub odbywania kary pozbawienia wolności, z wyjątkiem przypadków, w których prawo do zasiłku wynika z ubezpieczenia chorobowego osób wykonujących odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania Zasiłek chorobowy nie przysługuje również za okresy niezdolności do pracy przypadającej w czasie: 1) urlopu bezpłatnego; 2) urlopu wychowawczego; 3) tymczasowego aresztowania lub odbywania kary pozbawienia wolności, z wyjątkiem przypadków, w których prawo do zasiłku wynika z ubezpieczenia chorobowego osób wykonujących odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania; 4) usprawiedliwionej nieobecności w pracy, o której mowa w art. 632 § 8 k.p. (art. 12 ust. 2 u.ś.p.u.s.). Przepis art. 12 ust. 2 pkt 4 u.ś.p.u.s. dotyczy okresu od śmierci pracodawcy do wygaśnięcia umowy o pracę albo dokonania uzgodnienia, że stosunek pracy będzie kontynuowany na dotychczasowych zasadach, albo rozwiązania umowy o pracę z upływem czasu, na który została zawarta. Przepisu ust. 2 pkt 4 u.ś.p.u.s. nie stosuje się, jeżeli niezdolność do pracy powstała do śmierci pracodawcy i trwa nieprzerwanie po tym dniu (art. 12 ust. 2a u.ś.p.u.s.)

 2. Zmiana przepisów od 1.01.2019 r. – wpływająca na wysokość stawek i wskaźników

 2.1. Wzrost wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę

Na podstawie przepisów § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 11.09.2018 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2019 r. od 1.01.2019 r. ustala się minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 2250 zł.

 2.2. Wpływ zmiany wysokości wynagrodzenia minimalnego na inne składniki wynagrodzenia

 2.2.1. Wynagrodzenie za przestój – art. 81 § 1  k.p.

Pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje:

  wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, lub

  60% wynagrodzenia obliczonego jak wynagrodzenie za urlop, jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania.

W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów (w 2019 r. – 2250 zł).

 2.2.2. Wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik nie świadczy pracy – art. 129 § 5  k.p.

Jeżeli w danym miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie odrębnych przepisów (w 2019 r. – 2250 zł).

Jeśli pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, wysokość tego wynagrodzenia ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy.

 2.2.3. Dodatek za pracę w porze nocnej – art. 1518 § 1  k.p.

Pracownikowi, który wykonuje pracę w porze nocnej, przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Miesiąc Ilość godzin do przepracowania Stawka godzinowa Wysokość dodatku
styczeń 176 godz. (2250 zł : 176 godz.) = 12,78 zł 12,78 zł × 20% = 2,56 zł
luty 160 godz. (2250 zł : 160 godz.) = 14,06 zł 14,06 zł × 20% = 2,81 zł
marzec 168 godz. (2250 zł : 168 godz.) = 13,39 zł 13,39 zł × 20% = 2,68 zł
kwiecień 168 godz. (2250 zł : 168 godz.) = 13,39 zł 13,39 zł × 20% = 2,68 zł
maj 168 godz. (2250 zł : 168 godz.) = 13,39 zł 13,39 zł × 20% = 2,68 zł
czerwiec 152 godz. (2250 zł : 152 godz.) = 14,80 zł 14,80 zł × 20% = 2,96 zł
lipiec 184 godz. (2250 zł : 184 godz.) = 12,23 zł 12,23 zł × 20% = 2,45 zł
sierpień 168 godz. (2250 zł : 168 godz.) = 13,39 zł 13,39 zł × 20% = 2,68 zł
wrzesień 168 godz. (2250 zł : 168 godz.) = 13,39 zł 13,39 zł × 20% = 2,68 zł
październik 184 godz. (2250 zł : 184 godz.) = 12,23 zł 12,23 zł × 20% = 2,45 zł
listopad 152 godz. (2250 zł : 152 godz.) = 14,80 zł 14,80 zł × 20% = 2,96 zł
grudzień 160 godz. (2250 zł : 160 godz.) = 14,06 zł 14,06 zł × 20% = 2,81 zł

 2.2.4. Odszkodowanie za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu – art. 183d  k.p.

Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (w 2019 r. – 2250 zł).

 2.2.5. Odszkodowanie dla pracownika, wobec którego stosowany był mobbing – art. 943 § 4  k.p.

Pracodawca jest obowiązany przeciwdziałać mobbingowi.

Mobbing oznacza działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników. Pracownik, który wskutek mobbingu rozwiązał umowę o pracę, ma prawo dochodzić od pracodawcy odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (w 2019 r. – 2250 zł).

 2.2.6. Odprawa z tytułu rozwiązania stosunku pracy – art. 8 ust. 4  ustawy z 13.03.2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników

2018 r. 2019 r.
Pracodawcy objęci przepisami ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników pracownikom, z którymi rozwiązują stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, wypłacają odprawę pieniężną w wysokości: 1) jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż dwa lata; 2) dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od dwóch do ośmiu lat; 3) trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad ośmiu lat. Maksymalna wysokość odprawy pieniężnej nie może przekraczać kwoty piętnastokrotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę, obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy: 15 × 2100 zł = 31 500 zł Pracodawcy objęci przepisami ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników pracownikom, z którymi rozwiązują stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, wypłacają odprawę pieniężną w wysokości: 1) jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż dwa lata; 2) dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od dwóch do ośmiu lat; 3) trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad osiem lat. Maksymalna wysokość odprawy pieniężnej nie może przekraczać kwoty piętnastokrotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę, obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy: 15 × 2250 zł = 33 750 zł

 2.2.7. Kwoty wolne od potrąceń w 2019 r. – art. 87–91  k.p.

100% minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, – przy dokonaniu potrąceń dobrowolnych z tytułu należności na rzecz pracodawcy
przy zastosowaniu podstawowych kosztów i kwoty zmniejszającej podatek 1633,78 zł
przy zastosowaniu podstawowych kosztów i bez stosowania kwoty zmniejszającej podatek 1587,78 zł
przy zastosowaniu podwyższonych kosztów i kwoty zmniejszającej podatek 1638,78 zł
przy zastosowaniu podwyższonych kosztów i bez stosowania kwoty zmniejszającej podatek 1592,78 zł
90% minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 k.p.
przy zastosowaniu podstawowych kosztów i kwoty zmniejszającej podatek 1470,40 zł
przy zastosowaniu podstawowych kosztów i bez stosowania kwoty zmniejszającej podatek 1429,00 zł
przy zastosowaniu podwyższonych kosztów i kwoty zmniejszającej podatek 1474,90 zł
przy zastosowaniu podwyższonych kosztów i bez stosowania kwoty zmniejszającej podatek 1433,50 zł
80% minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy dokonaniu potrąceń dobrowolnych na rzecz innych należności niż należności na rzecz pracodawcy
przy zastosowaniu podstawowych kosztów i kwoty zmniejszającej podatek 1307,02 zł
przy zastosowaniu podstawowych kosztów i bez stosowania kwoty zmniejszającej podatek 1270,22 zł
przy zastosowaniu podwyższonych kosztów i kwoty zmniejszającej podatek 1311,02 zł
przy zastosowaniu podwyższonych kosztów i bez stosowania kwoty zmniejszającej podatek 1274,22 zł
75% minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi
przy zastosowaniu podstawowych kosztów i kwoty zmniejszającej podatek 1225,34 zł
przy zastosowaniu podstawowych kosztów i bez stosowania kwoty zmniejszającej podatek 1190,84 zł
przy zastosowaniu podwyższonych kosztów i kwoty zmniejszającej podatek 1229,09 zł
przy zastosowaniu podwyższonych kosztów i bez stosowania kwoty zmniejszającej podatek 1194,59 zł

 2.2.8. Minimalna podstawa zasiłku – art. 45 ust. 1  u.ś.p.u.s.

2018 r. 2019 r.
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia: 2100 zł – (2100 zł × 13,71%) = 1812,09 zł Dzienna stawka zasiłku w zależności od wysokości świadczenia: – 100% podstawy wymiaru – 60,40 zł – 80% podstawy wymiaru – 48,32 zł – 70% podstawy wymiaru – 42,28 zł – 60% podstawy wymiaru – 36,24 zł – 90% podstawy wymiaru – 54,36 zł – 75% podstawy wymiaru – 45,30 zł Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia: 2250 zł – (2250 zł × 13,71%) = 1941,53 zł Dzienna stawka zasiłku w zależności od wysokości świadczenia: – 100% podstawy wymiaru – 64,72 zł – 80% podstawy wymiaru – 51,77 zł – 70% podstawy wymiaru – 45,30 zł – 60% podstawy wymiaru – 38,83 zł – 90% podstawy wymiaru – 58,25 zł – 75% podstawy wymiaru – 48,54 zł

 2.3. Zmiana wysokości prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy i jego wpływ na inne wskaźniki i stawki

Na podstawie art. 25 projektu ustawy budżetowej na rok 2019 (projekt z 21.08.2018 r.) prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w gospodarce narodowej wynosi 4765 zł.

 2.3.1. Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe – art. 19 ust. 1 , 3-10  u.s.u.s.

2018 r. 2019 r.
Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz ubezpieczenia rentowe osób ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu obowiązkowo lub dobrowolnie w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach, jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone. Jeżeli brak jest podstaw dla ustalenia przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, wynagrodzenie to ustala się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z trzeciego kwartału roku poprzedniego. Kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od 1.01.2018 r. do 31.12.2018 r. wynosi 133 290 zł 5.01.2018 r. Prezydent skierował do Trybunału Konstytucyjnego ustawę z 15.12.2017 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw. Rozprawa w sprawie wniosku o zbadanie zgodności tej ustawy z art. 2, 7 i art. 59 ust. 2 w zw. z art. 12 i 20 Konstytucji RP została wyznaczona na 30.10.2018 r. (http://trybunal.gov.pl/postepowanie-i-orzeczenia/wokanda/art/10310-ubezpieczenia-spoleczne/). Ustawa z 15.12.2017 r. miała wejść w życie 1.01.2019 r., z wyjątkiem art. 1 pkt 2 lit. c, który miał wejść w życie 1.10.2018 r. Na podstawie przepisów art. 1 pkt 2 ustawy z 15.12.2017 r.: – przepis art. 19 ust. 1 u.s.u.s. otrzymuje brzmienie: „Prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy określa ustawa budżetowa, ustawa o prowizorium budżetowym lub ich projekty, jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone – z zastrzeżeniem ust. 2.”, – uchylony zostaje przepis art. 19 ust. 3 i 5–9. Jeśli ustawa zostanie podpisana przez Prezydenta i od 1.01.2019 r. wejdzie w życie, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz ubezpieczenia rentowe osób ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu obowiązkowo lub dobrowolnie w danym roku kalendarzowym nie będzie podlegać ograniczeniu

 2.3.2. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym

(art. 18 ust. 5b, 14 u.s.u.s.)

2018 r. 2019 r.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek (art. 18 ust. 5b u.s.u.s.). Podstawa ta nie może być jednak wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres dwunastu miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia (art. 18 ust. 14 u.s.u.s.). Minimalna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych: 1) pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy – 2100 zł 2) pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy – 1575 zł Maksymalna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych: 1) pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy – 2665,80 zł 2) pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy – 2665,80 zł Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek (art. 18 ust. 5b u.s.u.s.). Podstawa ta nie może być jednak wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres dwunastu miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia (art. 18 ust. 14 u.s.u.s.). Minimalna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych: 1) pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy – 2250 zł 2) pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy – 1687,50 zł Maksymalna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych: 1) pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy – 2859,00 zł 2) pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy – 2859,00 zł

 2.3.3. Najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorców opłacających składki na zasadach ogólnych (art. 18 ust. 8  u.s.u.s.) – wzrost o 193,20 zł

2018 r. 2019 r.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych, osób prowadzących działalność oraz osób z nimi współpracujących stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego w trybie art. 19 ust. 10 u.s.u.s. na dany rok kalendarzowy. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku: 2665,80 zł Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych, osób prowadzących działalność oraz osób z nimi współpracujących stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego w trybie art. 19 ust. 10 u.s.u.s. na dany rok kalendarzowy. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku: 2859,00 zł

 2.3.4. Najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorców opłacających składki na zasadach określonych w przepisach art. 18a  u.s.u.s.

2018 r. 2019 r.
Osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych mogą opłacać składki od preferencyjnej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej. W przypadku skorzystania z preferencji podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia, która w 2018 r. wynosi 630 zł Osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych mogą opłacać składki od preferencyjnej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej. W przypadku skorzystania z preferencji podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia, która w 2019 r. wynosi 675 zł

 2.3.5. Maksymalna kwota rocznego przychodu uzyskanego w 2018 r. uprawniająca do opłacania w 2019 r. składek na ubezpieczenie społeczne od podstawy ustalonej zgodnie z przepisami art. 18c  u.s.u.s.

2019 r.
Najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych, o których mowa w art. 8 ust. 6 pkt 1 u.s.u.s. (osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych, za wyjątkiem osoby fizycznej, o której mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców), których roczny przychód z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył trzydziestokrotności kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w grudniu poprzedniego roku (2100 zł × 30 = 63 000 zł), uzależniona jest od tego przychodu

 2.3.6. Maksymalna podstawa wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe (art. 20 ust. 3  u.s.u.s.)

2018 r. 2019 r.
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe osób, które ubezpieczeniu chorobowemu podlegają dobrowolnie, nie może przekraczać miesięcznie 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy: 4443 zł × 250% = 11 107,50 zł Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe osób, które ubezpieczeniu chorobowemu podlegają dobrowolnie, nie może przekraczać miesięcznie 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy: 4765 zł × 250% = 11 912,50 zł

 2.3.7. Minimalna podstawa wymiaru składek pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, do których stosuje się przepis § 2 ust. 1 pkt 16  rozporządzenia z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

2018 r. 2019 r.
Podstawy wymiaru składek nie stanowi część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu. Tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy: 4443 zł Podstawy wymiaru składek nie stanowi część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu. Tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy: 4765 zł

 2.4. Minimalna stawka godzinowa przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi

Przepisy obowiązujące do 31.12.2018 r. Przepisy obowiązujące od 1.01.2019 r.
§ 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 12.09.2017 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2018 r. § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 11.09.2018 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2019 r.
Od 1.01.2018 r. ustala się minimalną stawkę godzinową w wysokości 13,70 zł Od 1.01.2019 r. ustala się minimalną stawkę godzinową w wysokości 14,70 zł

 2.5. Podstawa naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i podstawa naliczenia świadczeń socjalnych w 2018 r.

Uwaga! Przedstawione informacje wynikają z rządowego projektu ustawy.

Przepisy obowiązujące od 1.01.2018 r. Przepisy obowiązujące od 1.01.2019 r.
Kwota przeciętnego wynagrodzenia przyjętego do obliczenia wysokości odpisu
Od 1.01.2018 r. w ustawie z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 800, 1984 i 2255) po art. 5f dodaje się art. 5g w brzmieniu: „W 2018 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7”. Zmiany wynikają z rządowego projektu ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2018 z 24.10.2017 r. (RPU VIII, poz. 1945). Kwota przeciętnego wynagrodzenia: 3161,77 zł Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 18.02.2013 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2012 r. i w drugim półroczu 2012 r. W ustawie z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1316, 1608 i 1669) po art. 5g dodaje się art. 5h w brzmieniu: „W 2019 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7” (art. 24 rządowego projektu ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, druk nr 29 15, z dnia 16.10.2018r) Kwota przeciętnego wynagrodzenia: 3278,14 zł Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 18.02.2014 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2013 r. i w drugim półroczu 2013 r.
Kwota bazowa przyjmowana do ustalania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nauczycieli w 2019 r.
W roku 2018 do ustalania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczycieli, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy z 26.01.1982 r. – Karta Nauczyciela, stosuje się kwotę bazową obowiązującą w 1.01.2012 r., tj. 2618,10 zł (art. 3 rządowego projektu ustawy z 24.10.2017 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2018, RPU VIII, poz. 1945) Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć wynosi 2.879,91 zł (2.618,10 zł × 110%) W roku 2019 do ustalania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczycieli, o którym mowa w art. 53 ust. 1 ustawy – Karta Nauczyciela, stosuje się kwotę bazową obowiązującą w dniu 1 stycznia 2013 r. (art. 3 rządowego projektu ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, druk nr 2915, z dnia 16.10.2018r). Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć wynosi: 2989,35 zł (2717,59 zł × 110%) (art. 13 ust. 2 ustawy budżetowej na rok 2013 z 25.01.2013 r., Dz.U. z 2013 r. poz. 169)

 3. Zmiany przepisów obowiązujące od 1.01.2019 r.

 3.1. Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Od 1.01.2019 r. wejdą w życie (z wyjątkiem art. 11 i 12) przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z 10.01.2018 r.. Ustawa wprowadza zmiany do przepisów Kodeksu pracy dotyczące udostępnienia pracodawcy numeru rachunku bankowego, prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Przepisy obowiązujące do 31.12.2018 r. Przepisy obowiązujące od 1.01.2019 r.
  Zmiany wprowadzone przepisami ustawy z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
Uzupełnienie zakresu informacji przekazywanych przez pracownika numerem rachunku płatniczego
Art. 221 § 2 k.p. Art. 221 § 2 k.p.
Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także: 1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; 2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL) Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także: 1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; 2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL); 3) numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
Wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika
Art. 86 § 3 k.p. Art. 86 § 3 k.p.
Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
Do 21.01.2019 r. pracodawca przekazuje informację pracownikom o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego albo złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych
  art. 10 ustawy z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
  Do 21.01.2019 r. pracodawca ma obowiązek w sposób przyjęty u danego pracodawcy poinformować pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku: 1) podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo 2) złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Pracownik w ciągu siedmiu dni od otrzymania od pracodawcy informacji podaje pracodawcy numer rachunku płatniczego albo składa pracodawcy wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeśli w okresie 1–21.01.2019 r. przypada termin wypłaty wynagrodzenia, pracodawca wypłaca wynagrodzenie do rąk własnych pracownika
Akta osobowe w wersji papierowej lub elektronicznej, skrócenie okresu przechowywania akt osobowych
Art. 94 pkt 9a i 9b k.p. Art. 94 pkt 9a i 9b k.p.
„[Pracodawca jest obowiązany w szczególności:] 9a) prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników; 9b) przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem” „Pracodawca jest obowiązany w szczególności:] 9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza); 9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, która stanowi dowód w postępowaniu
  Dodano przepisy art. 944–9412 k.p.
  Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca: 1) jest stroną tego postępowania – pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż dziesięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł; 2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o dwanaście miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie trzydziestu dni od otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja pracownicza w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem
  Dodano przepisy art. 945 k.p.
  W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie dziesięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł
Nowe obowiązki informacyjne w związku ze zmianą zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy
  Dodano przepisy art. 946 k.p.
  W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: 1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; 2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie po upływie dziesięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł; 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie
Termin zniszczenia dokumentacji pracowniczej
  Dodano przepisy art. 947 k.p.
  Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Z przepisów art. 947 k.p. wynika, że pracodawca przed zniszczeniem przechowuje dokumentację pracowniczą przez okres 11 lat i 1 miesiąca: (10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł + 1 miesiąc + 12 miesięcy). Do czasu zniszczenia pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi
Zmiana postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną lub z elektronicznej na papierową)
  Dodano przepisy art. 948 k.p.
  Pracodawca będzie mógł zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą: 1) z papierowej na elektroniczną przez: – sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i – opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym; 2) z elektronicznej na papierową przez: – sporządzenie wydruku i – opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym
Nowe obowiązki informacyjne w związku ze zmianą postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej
  Dodano przepisy art. 949 k.p.
  Pracodawca po zmianie przepisów będzie miał obowiązek informowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o: 1) zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej; 2) możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej prowadzonej w poprzedniej postaci w terminie 30 dni od przekazania informacji, o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. O możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca będzie miał obowiązek informować również byłych pracowników. Były pracownik od otrzymania zawiadomienia będzie miał 30 dni na odbiór dokumentacji. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej będzie przysługiwało następującym członkom rodziny: 1) dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym; 2) przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka; 3) małżonkowi (wdowie i wdowcowi); 4) rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
  Dodano przepisy art. 949–9412 k.p.
  1. Pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji w przypadku nieodebrania przez pracownika poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej. 2. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. 3. Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek: 1) pracownika lub byłego pracownika albo 2) członków rodziny, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika – złożony w postaci papierowej lub elektronicznej
Rozszerzenie katalogu wykroczeń przeciwko prawom pracownika
Art. 281 pkt 6, 7 k.p. Art. 281 pkt 6, 6a,7 k.p.
„[Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu] 6) nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, 7) pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł” „[Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu] 6) nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, 6a) nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art. 945 § 2 i art. 946 pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów, 7) pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł”
Nowe rozporządzenie określające sposób i warunki prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Art. 2981 k.p. Art. 2981 k.p.
Do końca 2018 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika Od 1.01.2019 r. będzie obowiązywało nowe rozporządzenie wydane na podstawie przepisów art. 2981 k.p., w którym zostanie określony: 1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi; 2) sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej; 3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom
Stosowanie nowych przepisów do stosunków pracy zawartych przed 1.01.2019 r.
  Art. 7, 8, 9 ustawy z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
  Do stosunków pracy nawiązanych przed 1.01.2019 r. będą stosowane nowe i zmienione od 1.01.2019 r. przepisy dotyczące: 1) postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej – art. 94 pkt 9a k.p.; 2) zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej – art. 948 k.p.; 3) informowania pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, niszczenia poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej – art. 949–9412 k.p. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących: 1) stosunków pracy nawiązanych przed 1.01.2019 r. – ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie ustawy z 10.01.2018 r.; 2) stosunków pracy nawiązanych po 31.12.1998 r., a przed 1.01.2019 r. – ulega skróceniu: – w przypadku złożenia raportu informacyjnego do ZUS, – do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony

 3.2. Zmiana przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Zmiana przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która zostanie wprowadzona przepisami ustawy z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, dotyczy zmiany okresu przechowywania akt osobowych i związanego z tym obowiązku składania nowego dokumentu raportu informacyjnego, za pomocą którego płatnik składek będzie przekazywał do ZUS dane ubezpieczonego, który został po raz pierwszy zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po 31.12.1998 r., a przed wejściem w życie ustawy.

Przepisy obowiązujące od 1.01.2019 r.
Raport informacyjny
Art. 4 pkt 6a u.s.u.s.
Do przepisów art. 4 u.s.u.s. dodano pkt 6a definiujący raport informacyjny stanowiący zestawienie informacji dotyczących pracowników i osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osób z nimi współpracujących, które zostały zgłoszone przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31.12.1998 r., a przed 1.01.2019 r. Raport informacyjny będzie zawierał informacje obejmujące: a) dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r., b) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 22.05.2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy, c) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z 26.01.1982 r. – Karta Nauczyciela, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 tej ustawy, d) dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 32, 33 lub 184 tej ustawy, e) dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy, f) informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe”, g) datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany
Dodatkowe informacje przekazywane w zgłoszeniu wyrejestrowania pracownika, który rozpoczął pracę po wejściu w życie przepisów ustawy w zakresie rozwiązania stosunku pracy, niezbędnych do ustalenia przyszłego prawa do świadczeń
Art. 36 ust. 11a u.s.u.s., art. 40 ust. 2 u.s.u.s.
Zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1, zawiera dodatkowo datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Na koncie ubezpieczonego będą ewidencjonowane informacje przekazane za pośrednictwem raportu informacyjnego. Osoba ubezpieczona będzie miała na bieżąco dostęp do danych zebranych na koncie za pośrednictwem PUE ZUS
Zasada dziesięcioletniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla osób zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy
Art. 41 ust. 3 u.s.u.s.
Przepis rozszerza zakres przedmiotowy imiennych raportów miesięcznych przekazywanych do ZUS o dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty
Obowiązki płatnika w przypadku podjęcia decyzji o przekazywaniu raportów informacyjnych
Art. 41a–41f u.s.u.s.
1. Płatnik składek będzie mógł w każdym czasie złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych; złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych skutkuje obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń po 31.12.1998 r., a przed dniem wejścia w życie ustawy. 2. Płatnik składek będzie mógł odwołać oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego. 3. Raport informacyjny za ubezpieczonego płatnik będzie składał: 1) wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych; 2) w terminie roku od złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych – w przypadku wyrejestrowania przed złożeniem tego oświadczenia. 4. Płatnik składek będzie miał obowiązek przekazania pracownikowi kopii przekazanego raportu informacyjnego oraz dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wraz z pouczeniem o: 1) okresie dotyczącym przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika; 2) prawie do odbioru dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie dziesięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony; 3) prawie do uzyskania kopii dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika. 5. Płatnik będzie miał obowiązek przekazania zleceniobiorcy kopię przekazanego raportu informacyjnego wraz z pouczeniem o: 1) okresie przechowywania dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego przez okres dziesięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek – w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po 31.12.2018 r. lub przez okres dziesięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny; 2) prawie do odbioru dokumentacji, w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu dziesięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika, lub od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny. 6. W przypadku stwierdzenia przez płatnika składek lub ubezpieczonego nieprawidłowości w raporcie informacyjnym płatnik składek jest obowiązany złożyć raport informacyjny korygujący. 7. Złożenie raportów informacyjnych za pracowników i zleceniobiorców skutkuje skróceniem okresu przechowywania ich dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i dokumentacji, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty do dziesięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. 8. Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie informował ubezpieczonego o przekazaniu przez płatnika składek raportu informacyjnego. Informacja ZUS będzie zawierała pouczenie o konieczności wystąpienia do płatnika składek o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, oraz dowodów potwierdzających wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych, za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r.

 3.3. Zmiany w przepisach ustawy  z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych

Przepisy obowiązujące do 31.12.2018 r. Przepisy obowiązujące od 1.01.2019 r.
  Zmiany wprowadzone przepisami ustawy z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
Warunki skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty
Art. 125a ust. 4 Art. 125a ust. 4–4b
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika Płatnik składek będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres: 1) 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika; 2) 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym: a) ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek – w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po 31.12.2018 r., b) został złożony raport informacyjny – w przypadku ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31.12.1998 r., a przed 1.01.2019 r. Płatnik składek, który nie przekazał raportu informacyjnego za ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31.12.1998 r., a przed 1.01.2019 r., jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika

 3.4. Zmiany w przepisach ustawy  z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Przepisy obowiązujące do 31.12.2018 r. Przepisy obowiązujące od 1.01.2019 r.
  Zmiany wprowadzone przepisami ustawy z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
Warunki skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty
Art. 51 ust. 1 Art. 51u ust. 1
W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości odpowiednio likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od: 1) zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej; 2) wytworzenia – dla dokumentacji płacowej W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów

 3.5. Nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego zawartego w przepisach art. 2981 k.p. w brzmieniu nadanym przez art. 1 pkt 6 ustawy z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Przepisy obowiązujące do 31.12.2018 r. Przepisy obowiązujące od 1.01.2019 r.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej – projekt z 13.09.2018 r.
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej
§ 6 ust. 2 § 3
Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta osobowe pracownika składają się z trzech części i obejmują: 1) w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2; 2) w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (…) 3) w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (…) Akta osobowe pracownika składają się z czterech części i obejmują: 1) w części A – oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, obejmujące dane osobowe, o których mowa w 221 § 1 lub 4 oraz art. 221a § 1 lub art. 221b § 1 k.p., a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia (art. 229 § 11 i 12 k.p.); 2) w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: a) oświadczenia lub dokumenty, obejmujące dane osobowe, b) umowę o pracę, c) zakres czynności, d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: – z treścią regulaminu, z informacjami o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia, – z dodatkowymi informacjami o warunkach zatrudnienia, – z informacją o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania, – z informacją o ryzyku zawodowym, – z przepisami oraz zasadami bhp, – z zakresem informacji objętych tajemnicą, f) potwierdzenie otrzymania przez przedstawiciela ustawowego pracownika młodocianego informacji o ryzyku zawodowym, g) zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp, h) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub ich zmiany, i) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia, j) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji, k) dokumenty związane z przyznaniem nagrody, l) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego, m) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy, n) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, o) dokumenty związane ze zwolnieniem od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, p) oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, r) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego, s) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, t) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, u) umowę o zakazie konkurencji, w) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy, z) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową, za) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, zb) wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, zc) pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych; 3) w części C – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym: a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, d) kopię wydanego świadectwa pracy, e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę, f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających; 4) w części D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Sposób przechowywania dokumentów w aktach
§ 6 ust. 3 § 4
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części B akt osobowych pracownika można przechowywać w częściach, powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery B1, B2 i kolejne. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
§ 7–8a § 6
Pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami. Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika: 1) kartę ewidencji czasu pracy (do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych); 2) imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą; 3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: 1) ewidencję czasu pracy, która zawiera: a) kopię rozkładu czasu pracy (art. 129 § 3 k.p.) zawierającą potwierdzenie otrzymania rozkładu czasu pracy przez pracownika, b) kartę ewidencji czasu pracy za dany okres rozliczeniowy, (…), c) wnioski pracownika dotyczące: – udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, – ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, – stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, (…), d) dokumenty związane: – ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, – z uzgodnieniem udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, – z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych, e) zgodę: – pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy, – pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy, 2) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą; 3) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację; 4) dokumentację związaną z realizacją innych uprawnień lub obowiązków pracowniczych, jeżeli jej przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy
Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej
  § 9–12
  Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na: 1) dokonywaniu analizy zagrożeń; 2) stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji; 3) kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia; 4) realizacji planów przechowywania i przenoszenia dokumentacji na nowe informatyczne nośniki danych
Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi
  § 13–14
  Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu. W rozdziale tym ustalono minimalny zestaw elementów informacyjnych (metadanych), jakie muszą być przyporządkowane do każdego dokumentu elektronicznego stanowiącego część dokumentacji pracowniczej
Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji
  § 15–17
  Pracodawca doręcza, za pokwitowaniem, pracownikowi, byłemu pracownikowi albo członkom rodziny, o których mowa w art. 949 § 3 k.p., informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej, za pośrednictwem: 1) operatora pocztowego; 2) osoby upoważnionej przez pracodawcę; 3) środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą: 1) pracownikowi, byłemu pracownikowi albo członkom rodziny, o których mowa w art. 949 § 3 k.p., albo 2) osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika albo członka rodziny, o którym mowa w art. 949 § 3 k.p. Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje: 1) na informatycznym nośniku danych albo 2) za pomocą środków komunikacji elektronicznej
Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej
  § 18
  Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej: 1) w przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci papierowej: a) w postaci papierowej, opatrzoną własnoręcznym podpisem pracodawcy potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą albo b) w postaci elektronicznej, zapisaną w formacie PDF i opatrzoną kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą; 2) w przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej: a) w postaci elektronicznej albo b) w postaci papierowej, stanowiącą wydruk z dokumentacji pracowniczej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 14 ust. 3 pkt 1–4, oraz podpis pracodawcy potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą
Przepisy przejściowe
  § 19-22
  § 19. Przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. § 20. 1. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy niniejszego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2-6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia. 2. Do dokumentacji pracowniczej pracowników, o których mowa w ust. 1, gromadzonej od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy tego rozporządzenia. 3. Do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, o których mowa w ust. 1, prowadzonych w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem. § 21. Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do § 2-6 niniejszego rozporządzenia. § 22. 1. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy tego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2-6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 niniejszego rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tego rozporządzenia. 3. Przepis § 21 stosuje się odpowiednio.

 3.6. Zmiany w przepisach ustawy z 23.05.1991 r. o związkach zawodowych

Podstawowym celem zmian wprowadzanych do przepisów ustawy z 23.05.1991 r. o związkach zawodowych – dalej u.z.z. – jest rozszerzenie kręgu osób uprawionych do tworzenia i wstępowania do związków zawodowych w celu wykonania wyroku TK z 2.06.2015 r., K 1/13.

Do przepisów ustawy o związkach zawodowych dodano definicję osoby wykonującej pracę zarobkową. Wprowadzone zmiany umożliwią tworzenie i wstępowanie do związków zawodowych w szczególności osobom wykonującym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, osobom prowadzącym jednoosobowo działalność gospodarczą wykonującym pracę na rzecz danego podmiotu na podstawie umowy.

Ustawa z 5.07.2018 r. o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz niektórych innych ustaw przewiduje również dokonanie zmian przepisów:

1)  ustawy  z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (zmiana art. 2419 § 4 , art. 24114a § 2 , art. 24128 § 4  i 5 ),

2)  ustawy z 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (zmiana art. 16 ust. 4 pkt 3 ),

3)  ustawy  z 5.04.2002 r. o europejskich radach zakładowych (zmiana art. 8 ust. 2 ),

4)  ustawy  z 9.07.2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (zmiana art. 23 ust. 1 ),

5)  ustawy  z 4.03.2005 r. o europejskim zgrupowaniu interesów gospodarczych i spółce europejskiej (zmiana art. 65 ust. 1 ),

6)  ustawy  z 22.07.2006 r. o spółdzielni europejskiej (zmiana art. 41 ust. 1 ),

7)  ustawy  z 25.04.2008 r. o uczestnictwie pracowników w spółce powstałej w wyniku transgranicznego połączenia się spółek (zmiana art. 10 ust. 1 ).

Poniżej przedstawiono wybrane zagadnienia dotyczące wprowadzanych od nowego roku zmian.

Przepisy obowiązujące do 31.12.2018 r. Przepisy obowiązujące od 1.01.2019 r.
  Zmiany wprowadzone przepisami ustawy z 5.07.2018 r. o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz niektórych innych ustaw
Definicja osoby wykonującej pracę zarobkową
Art. 1 ust. 1 u.z.z. Art. 11 u.z.z.
Na podstawie przepisów art. 1 ust. 1 u.z.z. związek zawodowy jest dobrowolną i samorządną organizacją ludzi pracy. Prawo tworzenia i wstępowania do związków zawodowych mają pracownicy bez względu na podstawę stosunku pracy, członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, jeżeli nie są pracodawcami (art. 2 ust. 1 u.z.z.). Przejście na emeryturę lub rentę nie pozbawia osób prawa przynależności i wstępowania do związków zawodowych (art. 2 ust. 3 u.z.z.). Emeryci i renciści zachowują członkostwo w związku zawodowym, do którego przynależeli w okresie przed przejściem na emeryturę lub rentę, mają także prawo do wstępowania do związków zawodowych. Nie mają jednak prawa do ich tworzenia. Osoby bezrobotne w rozumieniu przepisów o zatrudnieniu zachowują prawo przynależności do związków zawodowych, a jeśli nie są członkami związków zawodowych, mają prawo wstępowania do związków zawodowych w przypadkach i na warunkach określonych statutami związków (art. 2 ust. 4 u.z.z.). Ilekroć w ustawie jest mowa o: 1) osobie wykonującej pracę zarobkową – należy przez to rozumieć pracownika lub osobę świadczącą pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia, oraz ma takie prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy; 2) pracodawcy – należy przez to rozumieć pracodawcę w rozumieniu art. 3 k.p. oraz jednostkę organizacyjną, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osobę fizyczną, jeżeli zatrudniają one inną niż pracownik osobę wykonującą pracę zarobkową, niezależnie od podstawy tego zatrudnienia; 3) pracowniku – należy przez to rozumieć osobę, o której mowa w art. 2 k.p. Nowelizacja ustawy o związkach zawodowych ma na celu umożliwienie tworzenia i wstępowania do związków zawodowych w szczególności: – osobom wykonującym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu, umowa o dzieło, – osobom prowadzącym jednoosobowo działalność gospodarczą (tzw. osobom samozatrudnionym), – osobom wykonującym pracę nakładczą, które dotychczas posiadały jedynie uprawnienie do wstępowania do związków zawodowych działających już w zakładzie pracy
Rozszerzenie kręgu osób, którym będzie przysługiwało prawo tworzenia i wstępowania do związków zawodowych
Art. 2 u.z.z. Art. 2 u.z.z.
Prawo tworzenia i wstępowania do związków zawodowych mają: – pracownicy bez względu na podstawę stosunku pracy, – członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz – osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, jeżeli nie są pracodawcami. Prawo przynależności i wstępowania do związków zawodowych mają: – pracownicy, członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej które przeszły na emeryturę i rentę, – osoby bezrobotne, – osoby skierowane do tych zakładów w celu odbycia służby zastępczej. Do praw związkowych funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej i Służby Więziennej oraz strażaków Państwowej Straży Pożarnej, a także pracowników Najwyższej Izby Kontroli stosuje się odpowiednio przepisy niniejszej ustawy, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z odrębnych ustaw Prawo tworzenia i wstępowania do związków zawodowych będzie przysługiwało osobom wykonującym pracę zarobkową. Prawo przynależności i wstępowania do związków zawodowych będą miały: – osoby wykonujące pracę zarobkową, które przeszły na emeryturę i rentę, – osoby bezrobotne, – wolontariusze, stażyści i inne osoby, które świadczą osobiście pracę bez wynagrodzenia – w przypadkach i na warunkach określonych statutami związków, – osoby skierowane do tych zakładów w celu odbycia służby zastępczej – do tych osób stosuje się odpowiednio przepisy ustawy dotyczące osób wykonujących pracę zarobkową. Do praw związkowych funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz strażaków Państwowej Straży Pożarnej, a także pracowników Najwyższej Izby Kontroli stosuje się odpowiednio przepisy ustawy, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z odrębnych ustaw
Uzupełniono regulacje dotyczące zakazu nierównego traktowania z powodu przynależności do związku zawodowego
Art. 35 u.z.z. Art. 3–5 u.z.z.
Nikt nie może ponosić ujemnych następstw z powodu przynależności do związku zawodowego lub pozostawania poza nim albo wykonywania funkcji związkowej. W szczególności nie może to być warunkiem nawiązania stosunku pracy i pozostawania w zatrudnieniu oraz awansowania pracownika. Związki zawodowe reprezentują pracowników i inne osoby, o których mowa w art. 2, a także bronią ich godności, praw oraz interesów materialnych i moralnych, zarówno zbiorowych, jak i indywidualnych. Związki zawodowe mają prawo reprezentowania interesów pracowniczych na forum międzynarodowym Zakazuje się nierównego traktowania w zatrudnieniu osób z powodu przynależności do związku zawodowego lub pozostawania poza nim albo wykonywania funkcji związkowej, którego skutkiem jest w szczególności: 1) odmowa nawiązania lub rozwiązanie stosunku prawnego; 2) niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę zarobkową lub innych warunków zatrudnienia albo pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą zarobkową; 3) pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe – chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami. Postanowienia umów i innych aktów naruszające zasadę równego traktowania są nieważne. Zamiast takich postanowień stosuje się odpowiednie przepisy prawa regulujące stosunek prawny łączący te osoby z pracodawcą, a w razie braku takich przepisów postanowienia te zastępuje się odpowiednimi
Przepisy Kodeksu pracy, w których jest mowa o organizacji związkowej reprezentującej pracowników, należy odnosić również do organizacji związkowej zrzeszającej osoby wykonujące pracę zarobkową
Art. 21 ust. 1–2 u.z.z. Art. 21 ust. 1–3 u.z.z.
Na zasadach ustalonych odrębnymi przepisami związkom zawodowym przysługuje prawo prowadzenia rokowań zbiorowych oraz zawierania układów zbiorowych pracy, a także innych porozumień przewidzianych przepisami prawa pracy. W gałęziach pracy nieobjętych układami zbiorowymi regulacja warunków pracy i płacy wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi Ustęp 1 i 2 pozostaje bez zmian; dodany został ust. 3, zgodnie z którym przepisy działu jedenastego Kodeksu pracy dotyczące układu zbiorowego pracy będzie stosowało się odpowiednio do innych niż pracownicy osób wykonujących pracę zarobkową oraz ich pracodawców, a także do organizacji zrzeszających te podmioty
Prawo pracownika do urlopu bezpłatnego i innych świadczeń, prawo innej niż pracownik osoby wykonującej pracę zarobkową do zwolnienia od pracy zawodowej
Art. 25 u.z.z. Art. 25 u.z.z.
Pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika, przysługuje – na wniosek organizacji związkowej – prawo do urlopu bezpłatnego. Pracownikowi, który po urlopie bezpłatnym stawi się do pracy w ciągu siedmiu dni, okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia: – tryb udzielania urlopu bezpłatnego oraz – zakres uprawnień przysługujących pracownikowi korzystającemu z tego urlopu. Pracownik ma prawo do zwolnienia od pracy zawodowej z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jego funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli czynność ta nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy Pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika, przysługuje – na wniosek organizacji związkowej – prawo do urlopu bezpłatnego. Pracownik w okresie urlopu bezpłatnego zachowuje prawo do: – umundurowania, – korzystania z lokalu mieszkalnego lub innego pomieszczenia mieszkalnego, zajmowanego przed urlopem bezpłatnym, jeżeli pracodawca jest uprawniony do określania warunków zajmowania przez pracowników takiego lokalu lub pomieszczenia. Pracownikowi, który po upływie urlopu bezpłatnego lub wygaśnięciu mandatu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej stawi się do pracy w ciągu siedmiu dni, okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia: – tryb udzielania urlopu bezpłatnego, – sposób postępowania w przypadku wygaśnięcia mandatu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej przez pracownika korzystającego z urlopu bezpłatnego, mając na względzie niwelowanie ujemnych następstw wynikających z pełnienia funkcji związkowej przez pracownika, a także zabezpieczenie potrzeb pracodawcy. Pracownik oraz inna niż pracownik osoba wykonująca pracę zarobkową ma prawo do zwolnienia od pracy zawodowej z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jego funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli czynność ta nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy. Prawo do wynagrodzenia za czas zwolnienia będzie przysługiwało innej niż pracownik osobie wykonującej pracę zarobkową, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. W układzie zbiorowym pracy będzie możliwe wprowadzenie, uzgodnionych limitów czasu zwolnień od pracy zawodowej na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z funkcji związkowej osób wykonujących pracę zarobkową. Umowa zawarta między pracodawcą a inną niż pracownik osobą wykonującą pracę zarobkową, w której określono termin wykonania pracy, nie ulega przedłużeniu o czas zwolnienia od pracy z powodu udzielenia urlopu bezpłatnego
Liczba członków wymagana do realizacji uprawnień zakładowej organizacji związkowej
Art. 251 u.z.z. Art. 251 u.z.z.
Uprawnienia zakładowej organizacji związkowej przysługują organizacji zrzeszającej co najmniej 10 członków będących: 1) pracownikami lub osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji albo 2) funkcjonariuszami, o których mowa w art. 2 ust. 6, pełniącymi służbę w jednostce objętej działaniem tej organizacji. Organizacja przedstawia informację o łącznej liczbie członków tej organizacji pracodawcy albo dowódcy jednostki: – co kwartał – według stanu na ostatni dzień kwartału, – w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po tym kwartale Uprawnienia zakładowej organizacji związkowej będą przysługiwały organizacji zrzeszającej co najmniej 10 członków będących: 1) pracownikami u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji lub 2) innymi niż pracownicy osobami wykonującymi pracę zarobkową, które świadczą pracę przez co najmniej sześć miesięcy na rzecz pracodawcy objętego działaniem tej organizacji. Organizacja będzie przedstawiała pracodawcy informację o liczbie członków: – co 6 miesięcy – według stanu na 30 czerwca i 31 grudnia, – w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po tym okresie. Organizacja, która została utworzona w ciągu sześciomiesięcznego okresu sprawozdawczego, przedstawia pracodawcy pierwszą informację o liczbie członków – według stanu na dzień złożenia informacji – w terminie dwóch miesięcy od utworzenia organizacji związkowej. Informacja o liczbie członków będzie udostępniana przez pracodawcę do wglądu innej działającej u niego organizacji związkowej na pisemny wniosek tej organizacji. Będzie to związane z tym, że osoba wykonująca pracę zarobkową, która należy do więcej niż jednej zakładowej organizacji związkowej u danego pracodawcy, przy ustalaniu liczby członków zrzeszonych w organizacji związkowej będzie mogła być uwzględniona tylko jako członek jednej wskazanej przez siebie zakładowej organizacji związkowej. Pracodawca lub działająca u niego organizacja związkowa będą mogli zgłosić pisemne zastrzeżenie co do liczebności danej zakładowej organizacji związkowej w terminie 30 dni od przedstawienia informacji. W tym przypadku zakładowa organizacja związkowa występuje do sądu rejonowego – sądu pracy o ustalenie liczby członków na ostatni dzień danego półrocza. Sąd wydaje w tej sprawie orzeczenie w terminie 60 dni od złożenia wniosku, w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu nieprocesowym. Uprawnienia zakładowej organizacji związkowej nie będą przysługiwały (do czasu wykonania poniższych obowiązków) organizacji, która: – nie wypełniła w terminie obowiązków informacyjnych, – w terminie 30 dni od zgłoszenia zastrzeżenia co do liczebności danej zakładowej organizacji związkowej nie wystąpiła do sądu. Przy ustalaniu uprawnień organizacji związkowej będą brane pod uwagę odpowiednio liczba jej członków podana w informacji albo liczba tych członków ustalona przez sąd. Zmiany stanu liczbowego, które nastąpią w ciągu sześciomiesięcznego okresu sprawozdawczego, pozostają bez wpływu na te uprawnienia. Jeżeli uprzednio zgłoszone zastrzeżenie co do liczebności danej zakładowej organizacji związkowej okaże się bezpodstawne, ponowne zgłoszenie przez te podmioty zastrzeżenia co do liczebności tej samej organizacji związkowej może nastąpić nie wcześniej niż po upływie roku od uprawomocnienia się orzeczenia w sprawie ustalenia liczby członków tej organizacji
Przeniesienie przepisów dotyczących reprezentatywności ponadzakładowej i zakładowej organizacji związkowej z Kodeksu pracy do ustawy o związkach zawodowych
Art. 24117 § 1 k.p. Art. 252 ust. 1 u.z.z.
Reprezentatywną organizacją związkową jest ponadzakładowa organizacja związkowa: 1) reprezentatywna w rozumieniu ustawy z 24.07.2015 r. o Radzie Dialogu Społecznego i innych instytucjach dialogu społecznego; 2) zrzeszająca co najmniej 10% ogółu pracowników objętych zakresem działania statutu, nie mniej jednak niż 10 000 pracowników, lub 3) zrzeszająca największą liczbę pracowników, dla których ma być zawarty określony układ ponadzakładowy Reprezentatywną ponadzakładową organizacją związkową jest ponadzakładowa organizacja związkowa: 1) reprezentatywna w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego lub 2) zrzeszająca co najmniej 15% ogółu osób wykonujących pracę zarobkową objętych zakresem działania statutu, nie mniej jednak niż 10 000 osób wykonujących pracę zarobkową, lub 3) zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową, dla których ma być zawarty określony ponadzakładowy układ zbiorowy pracy. W celu stwierdzenia reprezentatywności zakładowej organizacji związkowej będą odpowiednio stosowane wskazane w art. 251 ust. 2–12 u.z.z. przepisy, które m.in.: 1) stanowią, że jedna osoba może być wykazywana w zestawieniach jako członek tylko jednej organizacji związkowej, wybranej przez nią; 2) określają konsekwencje nieprzedstawienia informacji o liczbie członków w terminie; 3) regulują instytucję weryfikacji liczebności związku zawodowego
Art. 24125a § 1–2 k.p. Art. 253 ust. 1–2 u.z.z.
Reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja związkowa: 1) będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną na podstawie art. 24117 § 1 pkt 1, pod warunkiem że zrzesza ona co najmniej 7% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, lub 2) zrzeszająca co najmniej 10% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia określonych wymogów, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę pracowników Reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest zakładowa organizacja związkowa: 1) będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, zrzeszająca co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy, lub 2) zrzeszająca co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy. Jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia wymogów, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy
Doprecyzowano zakres informacji, które pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie związku zawodowego
Art. 28 u.z.z. Art. 28 u.z.z.
Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie związku zawodowego informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności informacji dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania Pracodawca jest obowiązany udzielić na wniosek zakładowej organizacji związkowej informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności informacji dotyczących: 1) warunków pracy i zasad wynagradzania; 2) działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związanych z zatrudnieniem oraz przewidywanych w tym zakresie zmian; 3) stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia; 4) działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia
Przyznano uprawnienia oraz świadczenia osobom wykonującym pracę zarobkową w okresie zwolnienia od pracy na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z funkcji związkowej
  Art. 31 ust. 21, 4–5 u.z.z.
  Osobie wykonującej pracę zarobkową w okresie zwolnienia od pracy na okres kadencji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej przysługują: 1) uprawnienia lub świadczenia osoby wykonującej pracę zarobkową; 2) prawo do wynagrodzenia lub świadczenia pieniężnego, o ile zarząd zakładowej organizacji związkowej wystąpił z takim wnioskiem. Inna niż pracownik osoba wykonująca pracę zarobkową ma prawo do zwolnienia od pracy na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jej funkcji związkowej, jeżeli czynność ta nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy. Za okres zwolnienia zachowuje ona prawo do wynagrodzenia, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Umowa zawarta między pracodawcą a inną niż pracownik osobą wykonującą pracę zarobkową, w której określono termin wykonania pracy, nie ulega przedłużeniu o czas zwolnienia od pracy, na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jej funkcji związkowej
Rozszerzono ochronę na inną niż pracownik osobę wykonującą pracę zarobkową
Art. 32 ust. 1 u.z.z. Art. 32 ust. 1 u.z.z.
Pracodawca bez zgody zarządu zakładowej organizacji związkowej nie może: 1) wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z imiennie wskazanym uchwałą zarządu jego członkiem lub z innym pracownikiem będącym członkiem danej zakładowej organizacji związkowej, upoważnionym do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy albo organu lub osoby dokonującej za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy; 2) zmienić jednostronnie warunków pracy lub płacy na niekorzyść pracownika, o którym mowa w pkt 1 – z wyjątkiem gdy dopuszczają to odrębne przepisy Pracodawca bez zgody zarządu zakładowej organizacji związkowej nie może: 1) wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku prawnego ze wskazanym uchwałą zarządu jego członkiem lub z inną osobą wykonującą pracę zarobkową będącą członkiem danej zakładowej organizacji związkowej, upoważnioną do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy albo organu lub osoby dokonującej za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy; 2) zmienić jednostronnie warunków pracy lub wynagrodzenia na niekorzyść osoby wykonującej pracę zarobkową, – z wyjątkiem przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, a także jeżeli dopuszczają to przepisy odrębne
Uzupełniono przepisy terminem, w którym związek zawodowy powinien wyrazić zgodę lub odmówić wyrażenia zgody na wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku prawnego ze wskazanym uchwałą zarządu jego członkiem lub z inną osobą wykonującą pracę zarobkową będącą członkiem danej zakładowej organizacji związkowej, upoważnioną do reprezentowania tej organizacji, albo na jednostronną zmianę warunków pracy lub wynagrodzenia na niekorzyść pracownika
  Art. 32 ust. 11–14 u.z.z.
  Na podstawie przepisów obowiązujących od 2019 r. związek zawodowy powinien wyrazić zgodę lub odmówić wyrażenia zgody w terminie: 1) 14 dni roboczych liczonych od złożenia przez pracodawcę pisemnego zawiadomienia o zamiarze wypowiedzenia lub jednostronnej zmiany stosunku prawnego ze wskazanym uchwałą zarządu jego członkiem lub z inną osobą wykonującą pracę zarobkową będącą członkiem danej zakładowej organizacji związkowej, upoważnioną do reprezentowania tej organizacji, z podaniem przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie lub jednostronną zmianę stosunku prawnego; 2) 7 dni roboczych liczonych od złożenia przez pracodawcę pisemnego zawiadomienia o zamiarze rozwiązania stosunku prawnego ze wskazanym uchwałą zarządu jego członkiem lub z inną osobą wykonującą pracę zarobkową będącą członkiem danej zakładowej organizacji związkowej, upoważnioną do reprezentowania tej organizacji, z podaniem przyczyny uzasadniającej rozwiązanie stosunku prawnego. Bezskuteczny upływ wskazanych wyżej terminów jest równoznaczny z wyrażeniem zgody przez zarząd zakładowej organizacji związkowej; Osobie wykonującej pracę zarobkową będącą członkiem danej zakładowej organizacji związkowej, upoważnionej do reprezentowania tej organizacji, w przypadku wypowiedzenia, rozwiązania stosunku prawnego albo wypowiedzenia warunków pracy i płacy przysługuje rekompensata w wysokości równej sześciomiesięcznemu wynagrodzeniu przysługującemu w ostatnim okresie zatrudnienia, a jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w okresach miesięcznych – w wysokości równej sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim. Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia bierze się pod uwagę przeciętne miesięczne wynagrodzenie z okresu sześciu miesięcy poprzedzających dzień rozwiązania, wypowiedzenia lub jednostronnej zmiany stosunku prawnego albo przeciętne miesięczne wynagrodzenie z całego okresu zatrudnienia jeżeli praca zarobkowa była świadczona krócej niż sześć miesięcy

 3.7. Zmiana przepisów ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych dotycząca ustalenia najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę

Obecnie minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne obowiązująca przedsiębiorców nie zależy od skali działalności gospodarczej. Składki w jednakowej wysokości płacą przedsiębiorcy niezależnie od wysokości uzyskiwanych przychodów. Zbyt duże obciążenie z tytułu składek powoduje, że w wielu przypadkach przedsiębiorcy likwidują działalność gospodarczą lub ją zawieszają. Głównym celem zmian wprowadzanych przepisami ustawy z 20.07.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę jest dostosowanie wysokości obciążeń z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne ponoszonych przez osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą na mniejszą skalę do ich możliwości finansowych.

Przepisy obowiązujące do 31.12.2018 r. Przepisy obowiązujące od 1.01.2019 r.
  Zmiany wprowadzone przepisami ustawy z 20.07.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę
Art. 18 ust. 8 u.s.u.s. Art. 18 ust. 8–8a u.s.u.s.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonych, będących osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz osobami z nimi współpracującymi, stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego w trybie art. 19 ust. 10 na dany rok kalendarzowy. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku Przepis art. 18 ust. 8 u.s.u.s. pozostaje bez zmian. Do przepisów art. 18 zostaje dodany ust. 8a, na podstawie którego w przypadku gdy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi zadeklarowana kwota, zadeklarowanie przez ubezpieczonego kwoty wyższej niż obowiązująca go najniższa podstawa wymiaru składek oznacza rezygnację z ustalenia podstawy wymiaru składek w kwocie najniższej i nie podlega korekcie przez ubezpieczonego za miesiąc, w którym zadeklarował wyższą kwotę podstawy wymiaru składek
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne uzależniona od uzyskanych przychodów
  Art. 18c ust. 1–2 u.s.u.s.
  Najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów ustawy z 6.03.2018 r. – Prawo przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych, których roczny przychód z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył trzydziestokrotności kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w grudniu poprzedniego roku, uzależniona jest od tego przychodu (art. 18c ust. 1 u.s.u.s.). Najniższa, uzależniona od uzyskanych w roku poprzednim przychodów podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie będzie mogła być: – niższa od kwoty 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w styczniu danego roku, – wyższa od kwoty 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia ogłoszonego w trybie art. 19 ust. 10 na dany rok kalendarzowy (art. 18c ust. 2 u.s.u.s.).
Dodano przepisy regulujące sposób ustalania najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
  Art. 18c ust. 3–8 u.s.u.s.
  Najniższą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe ubezpieczony będzie ustalał w kilku krokach: Krok 1: Ustalenie przeciętnego miesięcznego przychodu z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym według następującego wzoru: roczny przychód z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym ———————————————— × 30 liczba dni kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym Krok 2: Pomnożenie uzyskanego przez ubezpieczonego przychodu z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym przez współczynnik, ogłoszony na dany rok kalendarzowy Krok 3: Otrzymany wynik należy zaokrąglić do pełnych groszy w górę, jeśli końcówka jest równa lub wyższa niż 0,5 grosza, lub w dół, jeśli jest niższa Wysokość współczynnika na dany rok kalendarzowy będzie ogłaszana w formie komunikatu w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”, w terminie siedmiu dni kalendarzowych od ogłoszenia przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego, kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (art. 18c ust. 6 u.s.u.s.). Współczynnik na dany rok obliczany będzie według następującego wzoru: Prognozowane przeciętne wynagrodzenie ogłoszone w trybie art. 19 ust. 10 u.s.u.s. na dany rok kalendarzowy ————————————————- × 24 Minimalne wynagrodzenie obowiązujące w styczniu danego roku kalendarzowego W przypadku rozpoczęcia i zakończenia działalności w ciągu roku kalendarzowego roczny limit przychodu będzie ulegał proporcjonalnemu zmniejszeniu. Proporcjonalnie zmniejszony limit przychodu oblicza się przez: – podzielenie 30-krotności kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w grudniu poprzedniego roku kalendarzowego przez liczbę dni kalendarzowych w poprzednim roku kalendarzowym, a następnie – pomnożenie przez liczbę dni kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w poprzednim kalendarzowym. Wynik jest zaokrąglany do pełnych groszy w górę, jeśli końcówka jest równa lub wyższa niż 0,5 grosza, lub w dół, jeśli jest niższa (art. 18c ust. 7 u.s.u.s.). Ubezpieczony będzie mógł zadeklarować jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kwotę wyższą niż najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (art. 18c ust. 8 u.s.u.s.)
Informacja o najniższej podstawie wymiaru składek
  Art. 18c ust. 9 u.s.u.s.
  Informacja o najniższej podstawie wymiaru składek ustalonej na dany rok kalendarzowy będzie przekazywana do ZUS w: 1) imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA albo 2) deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA – w przypadku płatników, którzy opłacają składkę wyłącznie za siebie i przysyłają do ZUS jedynie deklarację rozliczeniową, – składanych za styczeń danego roku kalendarzowego lub za pierwszy miesiąc rozpoczęcia lub wznowienia prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w danym roku kalendarzowym
Rezygnacja z uprawnienia do ustalania najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
  Art. 18c ust. 10 u.s.u.s.
  Ubezpieczony będzie mógł zrezygnować z uprawnienia do ustalenia najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ubezpieczony, który zrezygnuje z uprawnienia do ustalenia najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zgodnie z nowymi przepisami, za miesiąc, w którym zrezygnował z uprawnienia, i za pozostałe miesiące kalendarzowe do końca danego roku kalendarzowego będzie miał obowiązek opłacania składek od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie niższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego
Ubezpieczeni, którzy nie będą mogli ustalać podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w wysokości uzależnionej od uzyskanych przychodów
  Art. 18c ust. 11–12 u.s.u.s.
  Zasady dotyczące ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uzależnionej od przychodu ubezpieczonego przedsiębiorcy nie będą miały zastosowania do osób, które lub do których: 1) w poprzednim roku kalendarzowym rozliczały podatek dochodowy w formie karty podatkowej i korzystały ze zwolnienia sprzedaży od podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług – przedsiębiorcy ci nie składają do urzędów skarbowych zeznań PIT lub deklaracji VAT, z których ZUS będzie pozyskiwał dane do weryfikacji poprawności ustalenia najniższej podstawy wymiaru składek; 2) w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej opłacają składki od podstawy określonej w przepisach art. 18a u.s.u.s. (niższej niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia) – zasady wynikające z dodanego od 1.01.2019 r. art. 18c będą dla nich mniej opłacalne; 3) w poprzednim roku kalendarzowym prowadziły pozarolniczą działalność gospodarczą przez mniej niż 60 dni kalendarzowych – przesłanka ta ma wyeliminować ewentualne nadużycia polegające na celowym zakładaniu albo wznawianiu działalności w końcówce roku kalendarzowego, aby w kolejnym roku móc opłacać składki od najniższej podstawy wymiaru w wysokości 30% minimalnego wynagrodzenia; 4) w poprzednim roku kalendarzowym: – prowadziły pozarolniczą działalność w charakterze twórcy i artysty, – wykonywały wolny zawód w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, – były wspólnikiem jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólnikiem spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej, – prowadziły publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów ustawy z 14.12.2016 r. – Prawo oświatowe (Dz.U. z 2018 r. poz. 996 ze zm.); 5) wykonywały działalność na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia pozarolniczej działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej pozarolniczej działalności gospodarczej; 6) ustalały najniższą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przez 36 miesięcy kalendarzowych w ciągu ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej. Do powyższych limitów wlicza się, jako pełny miesiąc, każdy miesiąc kalendarzowy, w którym osoba odpowiednio ustalała najniższą podstawę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zgodnie z niniejszym artykułem lub prowadziła pozarolniczą działalność gospodarczą przez co najmniej jeden dzień kalendarzowy.
Deklaracja rozliczeniowa za pierwszy miesiąc każdego kolejnego roku
  Art. 47 ust. 2g u.s.u.s.
  Gdyby ubezpieczony zdecydował się opłacać składki od najniższej podstawy wymiaru składek ustalonej zgodnie z przepisami art. 18c u.s.u.s., będzie on zobowiązany składać deklarację rozliczeniową za pierwszy miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej każdego kolejnego roku, na który ustala najniższą podstawę wymiaru składek
Uprawnienia kontrolne ZUS
  Art. 48c u.s.u.s.
  W ramach uprawnień kontrolnych ZUS będzie miał prawo żądać od ubezpieczonego, w terminie 14 dni od doręczenia wezwania, dokumentów potwierdzających wysokość rocznego przychodu z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej za poprzedni rok kalendarzowy. Będzie to regulował przepis art. 48c u.s.u.s. Zakład Ubezpieczeń Społecznych w ten sposób będzie mógł zweryfikować, czy przedsiębiorca ma prawo do skorzystania możliwości opłacania składek od niższej podstawy. Przedsiębiorca, który na żądanie ZUS nie przedstawi dokumentów potwierdzających wysokość przychodu uzyskanego w poprzednim roku kalendarzowym, będzie musiał liczyć się z tym, że ZUS wymierzy mu składki w wysokości nie niższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego

 3.8. Pracownicze plany kapitałowe

Dnia 1.01.2019 r. mają wejść w życie przepisy ustawy o pracowniczych planach kapitałowych – dalej u.p.p.k. W ostatnim czasie rządowy projekt ustawy o pracowniczych planach kapitałowych skierowano do Komisji Finansów Publicznych. Poniżej przedstawionych zostało kilka podstawowych zasad stosowania nowych regulacji wynikających z przepisów ustawy.

Cel wprowadzonych regulacji
Art. 3 projektu u.p.p.k.
Pracowniczy Plan Kapitałowy (PPK) będzie tworzony w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez uczestnika PPK (osobę, w imieniu i na rzecz której podmiot zatrudniający zawarł umowę o prowadzenie PPK z instytucją finansową) z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego 60. roku życia oraz na inne cele określone w ustawie (art. 3 ust. 2 projektu u.p.p.k.). Środki gromadzone w PPK będą stanowić prywatną własność uczestnika PPK, z zastrzeżeniem art. 105
Umowa o zarządzanie PPK
Art. 7 projektu u.p.p.k.
Podmiot zatrudniający i instytucja finansowa będą zawierały umowę o zarządzanie PPK, jeśli podmiot będzie zatrudniał co najmniej jedną osobę, w imieniu której będzie obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK (art. 7 ust. 1 projektu u.p.p.k.). Instytucjami finansowymi w rozumieniu projektu ustawy (art. 2 ust. 1 pkt 9) będą odpowiednio fundusz inwestycyjny zarządzany przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych, które zostało umieszczone w ewidencji PPK, fundusz emerytalny zarządzany przez PTE albo pracownicze towarzystwo emerytalne, które zostały umieszczone w ewidencji PPK, lub zakład ubezpieczeń, który został umieszczony w ewidencji PPK. Instytucję finansową będzie wybierał podmiot zatrudniający (pracodawca, zleceniodawca, nakładca, rolnicza spółdzielnia produkcyjna lub spółdzielnia kółek rolniczych, podmiot, w którym działa rada nadzorcza) w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie zatrudniającym, lub w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym, jeśli w podmiocie nie działa organizacja związkowa (art. 7 ust. 3 u.p.p.k.)
Ewidencja PPK
Art. 11 projektu u.p.p.k.
Umowa o zarządzanie PPK podlegać będzie wpisowi do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju S.A. (PFR)
Podmioty zatrudniające, których będzie dotyczył obowiązek wynikający z przepisów ustawy o PPK
Art. 134, art. 137 ust. 1 projektu u.p.p.k.
Obowiązek zawierania umów o zarządzanie PPK ma być wprowadzany stopniowo. Obowiązek zawierania umów o zarządzanie PPK będzie dotyczył: 1) podmiotów, które zatrudniają co najmniej 250 osób według stanu na 31.12.2018 r. – od 1.07.2019 r.; 2) podmiotów, które zatrudniają co najmniej 50 osób według stanu na 30.06.2019 r. – od 1.01.2020 r.; 3) podmiotów, które zatrudniają co najmniej 20 osób według stanu na 31.12.2019 r. – od 1.07.2020 r.; 4) pozostałych podmiotów zatrudniających od 1.01.2021 r. Podmiot zatrudniający będzie miał obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie trzech miesięcy od wskazanego w przepisach art. 134 ust. 1 projektu u.p.p.k.chyba że osoba zatrudniona przed upływem tego terminu złoży deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Obowiązek zawierania umów o zarządzanie PPK w przypadku podmiotów zatrudniających będących jednostkami wchodzącymi w skład sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych powstanie 1.01.2021 r. Umowę o prowadzenie PPK podmiot taki będzie zobowiązany zawrzeć najpóźniej do 10.04.2021 r. (art. 137 projektu u.p.p.k.)
Podmioty, które nie będą miały obowiązku stosowania przepisów ustawy
Art. 13 ust. 1 projektu u.p.p.k.
Przepisów ustawy nie będzie stosowało się do: 1) mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z 6.03.2018 r. – Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK; 2) podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby
Osoba zatrudniona w rozumieniu przepisów ustawy
Art. 2 pkt 16 projektu u.p.p.k.
1) pracownik, o którym mowa w art. 2 k.p., z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla, o których mowa w art. 11b ustawy z 7.09.2007 r. o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego oraz młodocianych w rozumieniu Kodeksu pracy, zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego; 2) osoba wykonująca pracę nakładczą, o której mowa w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 303 § 1 k.p.; 3) członek rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, o których mowa w art. 138 i 180 ustawy z 16.09.1982 r. – Prawo spółdzielcze; 4) osoba fizyczna wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia; 5) członkowie rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji – podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
Termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej
Art. 16 projektu u.p.p.k.
Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej: – po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, – nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin trzech miesięcy zatrudnienia, z wyjątkiem przypadku gdy osoba zatrudniona zadeklaruje, przed upływem tego terminu, niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w postaci papierowej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być osobą zatrudnioną. Do okresu zatrudnienia wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał osobę zatrudnioną
Osoby zatrudnione, których nie będzie dotyczył obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK
Art. 15 projektu u.p.p.k.
Obowiązek zawarcia umów o prowadzenie PPK nie będzie dotyczył: – osoby zatrudnionej, która najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70. rok życia, – osoby zatrudnionej, która ukończyła 55. rok życia i nie ukończyła 70. roku życia, jeśli osoba ta nie złoży wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie PPK. Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, jeżeli w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia osoba ta była zatrudniona w tym podmiocie zatrudniającym łącznie przez co najmniej trzy miesiące
Uprawnienia uczestnika PKK
Art. 18, 19, art. 23 ust. 2 projektu u.p.p.k.
Uczestnik PPK (pracownik, zleceniobiorca), który jest zatrudniony w kilku podmiotach, może być w tym samym czasie stroną więcej niż jednej umowy o prowadzenie PPK (art. 18 projektu u.p.p.k.). Uczestnik (pracownik, zleceniobiorca) będzie miał obowiązek złożenia podmiotowi zatrudniającemu, a w przypadku kilku takich podmiotów jednemu wybranemu, oświadczenia o wszystkich prowadzonych dla niego rachunkach w PPK. Podmiot zatrudniający będzie składał wniosek o wypłatę transferową środków zgromadzonych na tych rachunkach do PPK prowadzonego na podstawie umowy, którą sam zawarł. Jak czytamy w uzasadnieniu przepisów ustawy, intencją jest bowiem, aby środki gromadzone w PPK podążały za osobą zatrudnioną w przypadku zmiany pracodawcy. Uczestnik PPK może wskazać, w postaci papierowej, wybranej instytucji finansowej, imiennie, jedną lub więcej osób, uprawnioną do otrzymania po jego śmierci środków zgromadzonych na jego rachunku PPK. Uczestnik PPK będzie mógł zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie pisemnej deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu (art. 23 ust. 2 projektu u.p.p.k.); w tym przypadku podmiot zatrudniający nie dokonuje wpłat, począwszy od miesiąca, w którym uczestnik PPK złożył deklarację. Co cztery lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, podmiot zatrudniający informuje uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat, o ponownym dokonywaniu wpłat. Jeśli uczestnik ponownie nie złoży deklaracji o rezygnacji, to od 1 kwietnia podmiot zatrudniający rozpoczyna dokonywanie wpłat za uczestnika PPK
Wysokość wpłat
Art. 26, 27 projektu u.p.p.k.
Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK Wpłata podstawowa – 1,5% wynagrodzenia Wpłata podstawowa – 2% wynagrodzenia (może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia) Wpłata dodatkowa – do 2,5% wynagrodzenia (może być różnicowana ze względu na długość okresu zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy obowiązujących w podmiocie zatrudniającym) Wpłata dodatkowa – do 2% wynagrodzenia Wynagrodzenie zgodnie z przepisami projektowanej ustawy jest to podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK, o której mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu
Termin wpłat na PKK
Art. 28 projektu u.p.p.k.
Wpłaty na PPK będą dokonywane: – począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK (art. 28 ust. 1), – w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty te zostały obliczone i pobrane
Wpłata powitalna, dopłata roczna
Art. 31 ust. 1, art. 32 ust. 2 projektu u.p.p.k.
Uczestnikowi PPK, który przez co najmniej trzy pełne miesiące jest uczestnikiem PPK, będzie przysługiwało uprawnienie do wpłaty powitalnej w kwocie równej 250 zł, która będzie przekazywana w terminie 30 dni po zakończeniu kwartału uczestnikowi PPK za pośrednictwem PFR (art. 31 ust. 1 projektu ustawy). Dopłata roczna w wysokości 240 zł będzie przysługiwała uczestnikowi PPK, jeżeli kwota wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający oraz uczestnika w danym roku kalendarzowym będzie równa co najmniej kwocie wpłat podstawowych, należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym roku (art. 32 ust. 1 projektu ustawy). Jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekroczy kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, dopłata roczna będzie przysługiwała w przypadku, gdy kwota wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający oraz uczestnika w danym roku kalendarzowym jest równa co najmniej 25% kwoty wpłat podstawowych, należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym roku
Rozporządzanie środkami zgromadzonymi w PPK
Art. 94–105 projektu u.p.p.k.
1. W przypadku gdy uczestnik PPK zrezygnował z oszczędzania w PPK albo ustało zatrudnienie uczestnika PPK w podmiocie zatrudniającym, który w jego imieniu i na jego rzecz zawarł umowę o prowadzenie PPK, środki pozostają na rachunku PPK uczestnika PPK do czasu wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu. 2. Wypłata środków zgromadzonych na rachunku PPK uczestnika PPK następuje wyłącznie na złożony wybranej instytucji finansowej wniosek: 1) uczestnika PPK po osiągnięciu przez niego 60. roku życia; 2) uczestnika PPK: – w celu m.in. pokrycia wkładu własnego w związku z zaciągnięciem przez uczestnika kredytu udzielonego na sfinansowanie budowy budynku mieszkalnego lub nabycia mieszkania w różnych formach prawnych, funkcjonujących na rynku nieruchomości, – w formie świadczenia małżeńskiego, – w przypadku poważnego zachorowania uczestnika, współmałżonka uczestnika lub dziecka uczestnika
Sankcje
Art. 106–108 projektu u.p.p.k.
Sankcje zgodnie przepisami ustawy będą nakładane na podmiot zatrudniający albo osobę obowiązaną do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego, którzy: – nie dopełnią obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie – kara grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego (art. 106 projektu ustawy), – nie dopełnią obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie, nie zgłoszą wymaganych ustawą danych lub zgłoszą nieprawdziwe dane albo udzielą w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmówią ich udzielenia, nie będą prowadzili dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK – kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł (art. 107 projektu ustawy), – będą nakłaniać osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK – kara grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego (art. 108 projektu ustawy)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *